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人事・総務担当者の悩みとは?勤怠管理システム導入で解決できる!

公開日:2020/07/01  最終更新日:2020/06/25

勤怠管理の業務は非常に地道で作業量も多く、ミスも生じやすいため、それが負担になっているという経験をしている方も多いのではないでしょうか? そのため、給与計算の効率化が図れないものかと、人事関係者なら誰もが考えるでしょう。ここでは、煩雑になりがちな給与計算が効率的になる、勤怠管理システムの導入について説明させていただきます。

勤怠管理のよくある悩み

勤怠管理において、よく挙げられる課題になります。心当たりのある方も、多いのではないでしょうか?よくあるお悩みを事前にチェックしておきましょう。

■チェック作業に手間がかかる
打刻漏れや残業申請といったチェック作業は、非常に地味で面倒な作業です。従業員が申請書を提出したり、それが複数人ともなれば、申請作業に大きな時間を要することとなるでしょう。

そしてその申請フローは、従業員にとっても面倒なものです。そのため申請業務を怠り、実労働時間の管理ができていないこともあります。

■リアルタイムな勤怠情報の把握ができない
タイムカードや専用の紙で打刻する場合、それを収集・集計する必要があります。この業務は、かなりのロスとなるため、リアルタイムで従業員の残業時間を把握するのは不可能でしょう。

そうなると、従業員には、過剰な残業をさせてしまう懸念があり、いつの間にか残業時間の上限を超えてしまうことも起こりえます。

■ミスやトラブルが発生しやすい
給与計算にあたり、人事データや交通費、保険、税金といったものも含めて計算しなければなりません。たくさんあるだけでも面倒なのに、どれか一つでも間違えてしまうと、トラブルに発展してしまいます。

そのため、専門知識が必須となり、人材育成されている者が担当しないと回らない業務であるのが致命的と言えるでしょう。

人事が行わなければならない勤怠管理

人事担当者はまず、自分たち人事部の労働環境を改善することに着手しなければなりません。人事部には多くの業務があり、たとえば採用担当、人員配置、研修・教育、従業員への評価労務関係業務といった業務に加え、勤怠管理をしなければならないのです。

長時間労働になりがちな企業は特に、人事部に人手が足りていません。そのため長時間労働をせざるを得ない状況に追いやられているという現実があります。このような部署から長時間労働への対策案が出たとしても、説得力に欠けることになるでしょう。

長時間労働は、過労死や精神疾患といった労災リスクもあるため、こうなってしまうと会社にとっても不都合です。こうならないためにも、勤怠管理の改善はより必要なのは間違いありません。その取り組みとして大きく貢献するのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムが課題を克服

従来の勤怠管理は、従業員一人ひとりの勤怠管理が大変で、作業が煩雑になってしまうことがネックとなっていましたが、勤怠管理システムを導入することで、次のような業務改善効果が狙えます。

■スマホやPCから打刻できる
勤怠管理システムでは、スマホやタブレット、PCなどで打刻できます。このような方法だと、オフィスにいなくても、営業先に直行直帰する人にとっては、遠隔地からでも打刻や有給申請が可能になるでしょう。また、その申請をメールで確認でき、システム上で承認できるようになっているので、承認フローが一括管理され、効率的になります。承認する従業人が複数人に及ぶ場合は、そのフローチャートをカスタマイズすることも可能です。

■リアルタイムな勤怠管理の把握ができる
勤怠管理システムは、従業員の勤怠データをリアルタイムで把握でき、残業時間にも常時配慮できるようになっています。リアルタイムで勤怠時間が把握できることによって、残業が超過しそうな従業員には、アラート機能で知らされますし、遅刻が多い従業員、あるいは部署に対しても注意を促せます。これにより、業務改善が円滑になると考えられるでしょう。

■勤怠管理と給与計算のシステムの連携でミスを回避
勤怠管理システムが、ミスが起こりやすい給与計算を回避できるのは、給与計算システムと自動連携できることにあります。これによって勤怠情報をベースに給与計算が自動化されるため、人事の業務削減になり、給与計算のミスがなくなって、給与計算業務が一気に効率化されるでしょう。

まとめ

人事担当者が抱える勤怠管理の悩みと、その改善を担う勤怠管理システムについての説明は、ここまでとなります。

システムを導入することで、一気に業務が効率化されるので、人事担当がやらなければならない業務にも集中できるようになるので、やはり導入は急いだ方がいいでしょう。特に昨今は、労働基準法の改正も進んでいるので、人の手で管理していくのは、無理があります。

もちろん勤怠管理システムは、どれも同じわけではないので、どんな雇用形態の人材が多いかなど、自社にどんな商品が合うかも見極めたうえで検討しましょう。

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