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労働時間の客観的把握とは?勤怠管理システムに任せよう

公開日:2020/08/15  最終更新日:2020/07/14

2019年4月1日より、働き方改革関連法の労働安全衛生法が改正されたことにともない、「客観的方法による労働時間把握」が義務化されることが決定されました。

今回は、労働時間の客観的な把握の義務や、その労働時間の客観的把握をするために、どのような方法を執ればいいのかについて解説します。

出退勤の記録と賃金台帳の記入とは?

労働時間の客観的把握を実現するには、どのような方法が有効なのでしょうか。ここでは、厚生労働省によるガイドラインから、“客観的把握ができている”と認められる方法について解説します。

まず、出退勤の記録についてです。労働時間をミスなく管理するために、1日あたりの労働時間や、出勤日ごとの始業・終業時刻を、管理者が確認、並びに記録しなければなりません。

始業・終業時刻のチェックや記録には、管理者が直接チェックする方法、タイムカード、ICカード、PCなどの使用時間のような客観的な記録方法が、原則となっています。

次に、賃金台帳の記入も注意が必要です。労働基準法第108条並びに同法施行規則第54条により、管理者は従業員ごとに、賃金台帳に、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数などを正確に記入することが義務付けられています。

賃金台帳に以上の事項を正しく記入していない、あるいは賃金台帳に労働時間数のごまかしが、意図的に記入されている場合は、30万円以下の罰金の支払いが命じられるリスクがあるので、ご注意ください。

自己申告制と書類の保存について知っておこう

労働時間の客観的把握が困難とみなされるケースだと、自己申告制が執られることが適用されるケースもあります。ですが、その例は限定的になるでしょう。

また、自己申告が認められたとしても、実際に自己申告した内容を承認してもらうには、説明や確認作業がそれなりにともないます。極力、原則的な方法に則った労働時間を記録するよう、心がけましょう。

書類の保存も気を付けなければなりません。労働基準法第109条によると、管理者は労働関係に関する重要書類を3年間保存することを定めています。

労働関係の書類は主に、労働者名簿や賃金台帳並びに雇入、解雇、災害補償、賃金といったものが該当。さらに、その他として、管理者みずからが記録した出退勤時刻、タイムカードなど、残業命令書ならびに報告書、そして従業員自身による労働時間の記録報告書なども対象となります。

保存期間とされる3年間は、最終記載日よりカウントされる形になります。この保管義務を放棄すると、30万円以下の罰金の支払いが命じられるリスクがあるので、ご注意ください。

雇用主がすべきこととは?

雇用主は、労働時間の客観的把握の正確性を高めるために、企業に対して推奨されるポイントを見てみましょう。

■勤怠管理システムの導入
従来の紙の出勤簿やエクセルシートなどによる、従業員の自己申告方式での勤怠管理だと、実際の就業時刻と異なる時刻が打刻されていても、管理者がそれに気づくのは困難となります。

そのため、労働時間の客観的把握を実現できる方法として、スマホやPC、ICカードで瞬時に打刻できる、勤怠管理システムの導入が推奨されています。これは勤怠情報をデータ化して集計業務を効率化し、打刻ミスや不正打刻などのリスクを減らせます

■残業申請方法の改善
従業員が残業時間を自由に選べる環境だと、故意であるかどうかに関わらず、時間外労働時間の上限を超える懸念があり、法令違反に抵触してしまう恐れがあります。それを未然に防ぐためにも、残業申請方法を改めなければなりません。

たとえば、事前承認制を取り入れたことで、適切な労働時間管理が行き届いている企業も増えつつあるようです。この方法では、従業員があらかじめ申請した時間を超えて労働しそうになると、その残業の可否や時間の長さにおいて、担当者の許可請う規則を布いているケースもあります。

■労働時間把握の目的や方法の周知
安全衛生法第101条では、従業員に対する管理者の指示に関わる法令などの、周知義務ついて定められています。管理者は、法律並びにこの義務に則った命令の要旨を、常時各仕事場の確認しやすい場所に掲示、あるいは備え付けることが必須となります。これに関しては、作業するPCから、常時チェックできるよう、PDFデータなどで共有するといいでしょう。

まとめ

労働時間の客観的把握の義務化に関して、最低限のポイントをまとめさせていただきました。

従業員の労働時間を、雇用主が客観的把握することで、長時間労働を未然に防ぎ、さらに健康を維持することを守らなくてはなりません。義務化されているのにも関わらず、違反してしまえば、罰金を支払うことになってしまうでしょう。

しかし勤怠管理には業務負担が付きものなので、社内制度の改善や勤怠管理システムの導入といった方法を検討されると良いでしょう。

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