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テレワークにも対応できる勤怠管理システムの選び方のポイントとは?

公開日:2020/06/15  最終更新日:2020/06/16

働き方改革関連法案が施行されたことにより、オフィスに行かずとも仕事を行える、「テレワーク」という労働形態が注目されています。テレワークは、労働生産性の改善や採用力強化などの効果が期待される一方で、従来の組織管理方法だと、取り入れるのが難しいという懸念も。今回は、テレワークにも対応できる勤怠管理システムの選び方についてご紹介します。

テレワークとは?

勤怠管理システムを導入する前に、そもそもテレワークがどんな特徴を持った働き方になるのか、理解しておきましょう。

テレワークとは、情報通信技術のICTを使った、時間や場所を指定せず働く方法のこと。ノートPCやタブレット、スマホといったモバイル機器などをインターネットにつなぎ、本来はオフィスに赴くのを、自宅などの別の場所からで仕事をする形式の就業方法になっています。

テレワークと聞いて、何となく在宅勤務に直結する方も多いかもしれません。もちろん在宅勤務も、テレワークに含まれますが、「モバイルワーク」や施設利用型の「サテライトオフィス」など、大きく3つのタイプが当てはまります。

■在宅勤務
在宅勤務は、その名のとおり、在宅で業務にあたる勤務形態です。在宅勤務は、在籍する企業のオフィスに終日出勤しない形で働くもので、顧客先への訪問や会議への参加はせず、すべての業務を自宅で行うのが、この働き方の特徴でしょう。

■モバイルワーク
モバイルワークは、オフィスや自宅以外の場所で働くタイプの勤務形態。会社や顧客とのやりとりは、モバイルノートやタブレット、スマホ、ガラケーといったモバイル端末とインターネットを活用し、勤務にあたります。

■サテライトオフィス
サテライトオフィスは、雇用先の企業以外のオフィスや、遠隔勤務用の施設を利用するタイプの勤務形態です。このタイプには、専用施設やレンタルオフィス、複数社と共用するシェアオフィスなどがあります。サテライトオフィスが近所にあれば、施設内にテレワーク専用の作業場を設けることで、通勤時間の削減にもなるでしょう。

テレワークは勤怠管理システムの導入が必至

オフィス以外の場所で働くテレワークは、従業員の労働状況の把握をすることができません。しかし、就業時間を明確に確認できる勤怠管理システムがあることで、その問題をクリアすることができるでしょう。

また、テレワークでは、従業員の仕事が終わらず、深夜・休日に働く事態になっても、なかなか周りが気付かないということもあります。従業員の長時間労働を回避するために、労働時間のチェックは、正確にリアルタイムで行わなければなりません

なお、裁量労働制の場合も、深夜残業(22時~翌日5時)や、振替休日を取らない休日出勤には、労働者に割増賃金の支払い義務が発生するため、記録を正確に残しておかなければなりません。

テレワークにおける勤怠管理システムでチェックしたいポイント

テレワークをするにあたり、最低限必要となるのが、始業・就業・休憩などの記録を残しておくことです。また、出退勤の打刻に際し、フレックス勤務への対応(コアタイムの有無)や、業務の中断・中抜けなどの対応についても、考慮しておくといいでしょう。もちろん、企業ごとの運用ルール次第で、機能を選ぶことになります。また、出退勤に関する情報の登録方法は、システムによってさまざまですが、直接のやり取りができない以上、基本的には使いやすさを重視することになるでしょう。

■給与計算・人事管理ソフトとも連携可能であること
労働時間の記録をはじめ、給与・有給の残日数の計算といったように、他の人事管理ツールとの連携機能も用意されています。また、企業が保管・記録しなければならない、法廷3帳簿という、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿を、自動アップデート・記録できるシステムもあるので、このような機能も併せてチェックしておきましょう。

■離席・在席など作業状況の把握
実際に従業員が作業中かどうかのチェックをする場合、従業員が使用するPCをスクリーンショットし、記録するツールを利用すれば確認できます。離席・在席だけを確認するのなら、チャットツールのプレゼンス機能が有効でしょう。これは特殊なデバイスで在籍、あるいはどこにいるかを判断する機能になります。また、営業職のような外勤の社員の場合は、どのタイミングでどこに立ち寄ったか、位置情報をGPSで記録する機能もあるので、こちらもチェックしてみてください。

まとめ

テレワークにおける、勤怠管理システムについての解説は以上となりますが、これからテレワークを導入するにあたり、勤怠管理システムの選び方の参考にしていただければ幸いです。

勤怠管理システムの導入が急がれる状況に瀕しているかと思われますが、テレワークに適した機能を見逃さぬよう、最適なものを選んでください。

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