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【自作】と【有料】勤怠管理システムはどっちがいい?特徴を徹底解説

公開日:2020/05/15  最終更新日:2020/05/18

近年、勤怠管理は、労働基準法が改正されたことで、勤怠管理システムによる改善の必然性がより高まっています。ですが、従来の出勤簿やタイムカードなどで管理してきたこともあり、一気に管理体制を改変させることに、大きなハードルを感じる企業も多いはず。

市販の勤怠管理システムでは、自社に順応するかわからないということから、自社に合うようデータベースを自作することを試みたいと思う企業もあるかもわかりません。

ここでは、勤怠管理システムの自作と有料、それぞれの特徴について解説いたします。

勤怠管理システムに最低限必要な機能

勤怠管理システムでもっとも基本の「出勤・退勤の打刻機能」は、やはり必須と言っていいでしょう。特にスマホやPCで打刻ボタンを押したり、ICカードや指紋認証などは不正打刻の防止にもなります。また、「残業・休暇の申請記録」の機能も基本で重要です。

もちろん、それだけでは機能不足です。ほかにも、「就業データの集計・出力」があれば、締日ごとに集計し、総労働時間や残業時間、休日労働時間などの項目をCSV出力できれば、給与計算システムに反映され、業務効率化が実現できるでしょう。

そして「外部システムとの連携」ができれば、非常に便利です。人事システムやワークフローシステムを導入しているのであれば、それと連携して勤怠体系のデータを自動的に取り込むこともできます。ほかにも、勤怠に関連する申請項目を選ぶと、ワークフローシステムで定義された申請・承認フローが、自動的に設定されるでしょう。

自作の勤怠管理システムの特徴

自作の勤怠管理システムは、自社に合った機能だけを取り揃えることができ、カスタマイズが自由であることは、都合のいい点でしょう。しかし、一方で、構築に時間も手間もコストもかかってしまうため、システムを導入するまでに、前途多難となってしまいます。

また、自作の勤怠管理システムは、データベースを自社で構築するため、そのノウハウを持った従業員がいることも欠かせません。開発に必須な要件を定義化したり、機能の細分化とテーブルの設計、それぞれのフィールドに必要なデータ型を決めたりと、一筋縄ではいかないいことが分かります。

これらの作業をこなすのは、それなりの技術を要するため、有料の勤怠管理システムの導入の方が現実的と言えるでしょう。

有料の勤怠管理はリスクが少ない

有料の勤怠管理システムには、次のような利点がありますし、リスクが極めて低いと言えるでしょう。

■データが正確
勤怠管理システムで記録された労働時間は、従業員への賃金の根拠となる資料なので、この記録内容を誤ってしまうと、給料の未払いや過払いといったリスクを生じさせることになるでしょう。有料システムの場合、専門性に富んだベンダーによってテストを重ねたうえで開発されており、計算ミスのリスクが自作よりも起こりにくいというのは間違いありません。

■さまざまな勤務形態にも対応可能
自作の勤怠管理システムの開発にあたって、シフトや変形労働時間制といったような、規則性のない勤務時間制を取り入れている企業は、そのパターンをすべて設計しなければなりません。しかし有料の勤怠管理システムは、さまざまな勤務形態に対応しているサービスも多いため、わざわざ設計する必要がなく、非常に楽です。

■法改正にも即対応
労働基準法は、今後も改正が想定される法律です。もし残業時間や有給休暇取得に影響を及ぼすような改正があれば、都度仕様を変更しなければなりません。しかし有料の勤怠管理システムは、法改正に応じてバージョンアップされる仕様のものも多いため、わざわざ自分たちで設定を更新する必要がないのです。

無料トライアルを活用しよう

また、自作の勤怠管理システムを開発する理由として考えられるのは、自社に合わせた勤怠管理にしたい、といったことのほかに、コストを抑えたいということも考えられるでしょう。しかし有料の勤怠管理システムにも、安価なものはたくさんありますし、必要最低限の機能は揃っています。

有料の勤怠管理システムが自社に合うか…という不安を覚える方も、いらっしゃるでしょう。ですが、自作にこだわってしまうと、そこへの人件費もかかってしまいますし、下手をすれば実現できるかどうかもわかりません。

もし、有料の勤怠管理システムが、自社に適応するかどうかを危惧するのであれば、無料トライアル版で使用感を試してから導入を検討するといいでしょう。

まとめ

勤怠管理システムについて自作と有料、それぞれの特徴を書き上げてみましたが、いかがでしたか?

結論としては、自作するとなると技術も要しますし、もしミスがあれば、開発者はひんしゅくを買うことになるでしょう。有料の勤怠管理システムは、セキュリティ対策においても公的機関に認められたものが多く、安心感も十分です。

そのため、テストされた上で作られた、有料サービスを使用するのが、もっとも不安がないと言えるでしょう。

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