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勤怠管理システム導入で失敗しないために押さえておきたいポイントとは?

公開日:2020/07/01  最終更新日:2020/06/25

近年の就業形態は目まぐるしい変化を遂げています。働き方が多様化し、労基法が改正されていく中、それに対応した勤怠管理を、企業側が取り入れなくてはならない状況であるのは否定できません。そこで導入を急ぐべきなのが、「勤怠管理システム」です。今回は、勤怠管理システム導入にあたり、失敗しないためのポイントについて解説して参ります。

短勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには、種類がいくつか用意されています。導入後に失敗することを防ぐためにも、自社に適したタイプを選ぶようにしましょう。

■タイムレコーダー型
タイムレコーダーと集計ソフトの機能を併せた勤怠管理システムです。労働時間はタイムレコーダーで記録し、集計ソフトで記録した労働時間をベースに給与計算などをします。勤怠管理システムの中でも、もっとも簡易的であるため、導入はしやすいのですが、データ確認業務などは管理担当者が一挙に背負わなければならないため、業務効率化の効果は薄いでしょう。

■オンプレミス型
オンプレミス型は、サーバーとソフトウェアをセットで購入し、自社運用するタイプになります。労働時間の記録や集計がオートメーション化されるので、業務効率化が期待できるでしょう。購入して運営することになるので、初期費用はそれなりに負担することにはなるものの、システム利用料といったランニングコストがかかることはありません。しかし、アップデートをする際は、自社内で行わなければならず、サーバーの保守なども自己管理しなければならないという手間はあります。

■クラウド型
クラウド型は、オンライン上で管理される、勤怠管理システムです。初期導入後は、月額または年額でシステムが利用可能。インターネットを通してシステムを利用できるので、社外にいてもPCやタブレット、スマホなどから勤怠情報を反映することができます。また、法改正があればアップデートもメーカー側が対応するため、サーバー運用や保守にロスが生じません。

勤怠管理システム導入で失敗しないためのポイント

それでは次に、勤怠管理システム導入において、失敗しないためのポイントを確認しておきましょう。

■就業形態に適したサービスを選ぶ
勤怠管理システム導入にあたり、もっとも基本的なことの一つが、自社の就業形態です。事業内容や職種、雇用形態といった要素をはじめ、従業員それぞれの働き方がどのようになっているかも照らし合わさなければなりません。直行直帰、在宅勤務、アルバイト・パートタイマー、労働時間がまばらだったりと、さまざまな働き方を取り入れている場合は、そのような就業形態でも対応できるシステムを選びましょう。そのような就業形態に、対応していないサービスもあるためです。

■従業員が操作しやすいものにする
操作ミスが起きやすいシステムでは、導入した意味がありません。システムを見ただけで、直感的に使えるか、打刻忘れを防げるか、誤操作が起きにくいかといった要素は必要不可欠。たとえば、似たボタンが並んでいたり、ボタンを押してメッセージ表示なくそのまま打刻されてしまわないかといったことを確認しましょう。

■法改正時に都度アップデートされるかの確認
働き方改革もあって、日本の労働基準法はしばしば改正されるようになっています。そういった背景から、システムを都度切り替えるとなれば、コストや手間を割かなくてはなりません。また、法改正に非対応のシステムを継続利用すると、いつの間にか法令違反を犯すことも懸念されます。法令の変化に応じてアップデートし、システムに改正された法令を取り入れられるものを選ぶようにしましょう。また、法改正だけでなく、企業ルールの変化にも対応できるとなお良いでしょう。

まとめ

勤怠管理システムの導入における、失敗しないためのポイントについて、説明させていただきました。

ほかにも大事なポイントとして、導入時にしっかりとしたサポート体制を執っているメーカーを選ぶことにも注目していただきたいですね。たとえば、導入時のサポートの費用の有無や、対応は電話で行われるのかメールのみなのか、それとも来訪してくれるのか、といった違いも確認するといいでしょう。

無料トライアルなどがあれば、ぜひ最初に利用してください。また、利用の際はひとつの部署で行うのではなく、できるだけまんべんなくどの部署でも試してもらうようにしましょう。就業形態がバラバラであれば、なおさらです。

ここでまとめた内容を元に、最適な勤怠管理システムを選んで、業務効率化とホワイト企業化を狙いましょう。

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