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【義務化】有給休暇も勤怠管理システムで漏れなく管理できる!

公開日:2020/04/15  最終更新日:2020/05/18

働き方改革関連法が2019年4月1日から施行されたことにともない、年5日の有給休暇の取得が本格的に義務化されました。働き方改革については、徐々に改正が加わるっていくことが想定されるため、その都度対応するのは非常に厄介なことかもしれません。そこで今回は、有給休暇と、その管理を簡易化する勤怠管理システムについて解説したいと思います。

有給休暇とは

そもそも有給休暇の制度について、「お給料がもらえる休暇」くらいの認識でしかない方もいらっしゃるかもしれません。法改正もありましたので、改めて、その詳細を解説したいと思います。

■有給休暇は給料が支払われる休暇
有給休暇とは、一定期間勤続した労働者に与えられる休暇のこと。休暇とは本来、仕事を休むことを意味しているため、賃金は支払われません。しかし、有給休暇の制度を利用することにより、労働をせずとも、賃金が支払われるのです。

■労働基準法で定められている有給休暇
労働者にはご褒美とも言える有給休暇ですが、取得には主に、次の2つの条件をクリアすることが求められています。「①雇用開始日から6ヶ月経過していること」「雇用開始日から会社指定の全労働日中、8割以上出勤していること」。要するに、入社日より6ヶ月以上経過し、さらに全労働日の8割以上出勤しているのであれば、有給休暇を初めて利用できるようになるということです。

■パート・アルバイトはどうなる?
パート・アルバイトといった労働者の場合、正社員と比べると勤務日数が少ないのが一般的で、全労働日の8割以上を満たすことが難しいため、有給休暇の取得が困難なようにも見えますよね。しかし意外にも、パート労働者の場合、正社員より日数は多くないものの、一週間の勤務日数に合わせて、有給休暇の取得が認められています。

有給休暇の義務化に違反した場合どうなる?

働き方改革関連法では、大中問わずすべての企業で、パート・アルバイトを含む全従業員の有休管理が必須となりました。そのうえで、もし有休を5日以上、消化していない従業員がいた場合、次のようなリスクが発生することが懸念されます。

まず「監督署から是正勧告」を無視すると、「訴訟」に発展。そして「罰則の適用」や「送検」、「企業名公表」に至ります。

従業員の有休付与や消化のタイミング、日数の確認ができていない。あるいはExcelによるマンパワー管理で行っていると、有休管理システムの導入は急がれると言えます。

企業には、有給休暇の取得が認められている労働者に、年5日の有給休暇の取得をさせない場合、30万円以下の罰金が課せられることに。また、労働者ごとにその違反が成立するため、仮に、5日間の有給休暇を消化できない対象者が100人いるとすれば、単純計算で3,000万円以下の罰金に処せられることが考えられるでしょう。

ただし、取締りの程度は、労働基準監督署の実務運用にもよりますが、法の仕組み上はかなり重い制裁を与えることが可能となります。そのため、違反することがないよう、しっかりとした勤怠管理の対策を取らなければなりません。

有給休暇の管理に勤怠管理システムがいい理由とは?

有給休暇は従業員ごとに雇用開始日や休暇取得日も異なるため、有給休暇がいつ取得できるのか、また有給休暇の残日数は残りどれだけか、といった管理が煩雑になってしまうもの。そのような事態を防ぐために効果的なのが、「勤怠管理システム」の導入です。

これは従業員の出退勤時間などをシステムベースで管理できる技術で、今ではほとんどのサービスが、法改正にも対応済。従業員の名前や雇用開始日、有給休暇の取得日などを登録しておけば、有給休暇の残日数などが自動的に算出されます。

またタイムレコーダーも、有給休暇の管理にピッタリ。最近のものだとPCと連動して使用するタイプや、多機能なタイプも多く、出退勤や有給休暇の管理だけでなく、変形労働時間の管理や時給計算にも活用可能

有給休暇は、労働者が得るべき大事な権利です。しっかりと勤怠管理をし、計画的に制度が利用できるよう、勤怠管理システムを有効活用しましょう。

まとめ

働き方改革関連法による有給休暇の変化と、勤怠管理システムの必要性について解説して参りましたが、見通しは立ちましたでしょうか?パートにもアルバイトにも、有給休暇を与えなければならず、違反すると多額の罰金が課せられるとあって、5日分のお給料と比較すれば、法に従うのはやむを得ないかもしれませんね。

とはいえ、勤怠管理システムがあれば、経理業務の負担が減って業務の効率化も図れますので、これをいい機会と捉えた方がいいでしょう。

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