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タイムカードから勤怠管理システムに移行する際の注意点とは?

公開日:2020/05/15  最終更新日:2020/05/18

勤怠管理といえば、タイムカードでの打刻が通例でしたが、このタイムカードには、さまざまなデメリットが生じているのも事実。そんなタイムカードのデメリットを補っているのが、現在どの企業でも導入が進んでいる「勤怠管理システム」です。

ここでは、タイムカードから勤怠管理システムに移行することが推奨される理由と、それを踏まえたうえでの注意点について解説したいと思いますので、ぜひご一読ください。

タイムカードが古いという理由とは?

タイムカードはもう時代にそぐわず、勤怠管理システムがなぜ推奨されているのか、まずその理由を理解しましょう。

■時代にそぐわない「タイムカード」
タイムカードは、集計・計算・データ化などにかなりの時間や手間を要してしまい、そのう手作業なのでミスも発生しやすく、法整備された今の時代にそぐいません。働き方が多様化し、今後も改正労基法に変化が起こるたびに対応していくのであれば、勤怠管理も従来のアナログ方式ではなく、デジタルへ移行するのが現実的でしょう。では実際に、勤怠管理システムに移行するとなると、タイムカード式だった従来の勤怠管理とは、どう変わっていくのでしょうか?

■打刻方法が豊富
タイムカードの打刻方法は、専用のレコーダーを通して行っていました。ですが、勤怠管理システムを導入することで、打刻手段が広がり、フレキシブルになります。PCやICカード、モバイル端末といったように、打刻方法が好きに選べれば、在宅や営業など、会社から離れた場所でも、出退勤の打刻が可能になりました。そのため、テレワークのような勤務体系でも、応用できます。

■勤怠状況をリアルタイムで把握
タイムカードによる月末月初の集計作業は、非常に手間と時間に追われるものだったでしょう。しかし勤怠管理システムは、打刻した段階から最新情報をリアルタイムで把握可能になりました。自身の勤務状況を確認して、ワークライフバランスの計画に役立てるだけでなく、管理職ならメンバーの勤怠状況のチェックもぱっぱとできるでしょう。従業員の就業状況のマネジメントに関する情報更新の対応力は、大きく労働状況を改善すると考えられます。

勤怠管理システムに移行すべき理由

タイムカードから勤怠管理システムに切り替えるべき理由について見ていきましょう。

■休暇管理の可視化に繋がる
勤怠管理システムには、有給消化の日数のチェックや、システム上で申請・承認フローが用意されている商品もあります。休暇管理で計画的に休暇が取れていれば、年度末に入っても法対応に追われるような事態にはならないでしょう。

■給与計算システムとの連携
勤怠管理システムでは、CSVデータに就業状況を変換できるタイプも販売されています。給与計算システムと勤怠管理のCSVデータを連携することで、煩わしかった給与計算がスムーズになるでしょう。

■コスト削減
勤怠管理システムは従業員の勤怠管理をデータで遂行するため、勤怠情報の関連書類の保管コストやタイムカードなどの諸経費を負担することなく、管理できる体制になります。また、集計や打刻にかけていた時間も削減できるため、その分の人件費の削減や、別の業務へシフトすることもできるでしょう。

勤怠管理システムの導入前の注意点

勤怠管理システムの導入によって、業務の停滞を促進させることはわかりましたが、どの商品を選んでも同じ結果になるわけではありません。必要な機能や使用用途、予算などから判断したうえで、自分の勤め先にもっとも適した勤怠管理システムを選択するようにしましょう。

■目的と運用方法をあらかじめ決めておく
まず自社で勤怠管理システムを導入するにあたっての、要件定義を見出さなければなりません。どのような目的で、どういった運用方法を計画しているか、といったことが決められたら、あとはそれに見合ったシステムを選ぶだけになります。

■他システムとの連携ができるかのチェック
すでに社内に導入している他システム(給与計算・人事・社内連絡ツールなど)と連携できるかもチェックしておきましょう。業務の合理化が、勤怠システムの導入でどこまで実現できるかは、この連携が大きな要素となっていると言えます。それにあたり、新たな作業が発生したり、セキュリティの低下も起こることが想定されるでしょう。この際、連携にともなう作業の質を冷静に見極めなければならないのと、連携自体がセキュリティ低下のリスクがあるため、合理化とセキュリティのバランスを高いものに保てることが望ましいです。

■購入前に無料トライアルで必ずお試しすること
ちなみに、勤怠管理システムには、無料トライアルを提供している商品もあるので、導入前に機能を試してみるといいでしょう。使ってみないと操作性や足りない機能なども分からないかと思うので、欲しいと思えるシステムがあれば、まずは積極的に無料トライアルを利用するところからスタートしてください。その方がトラブルシューティングにもなりますし、実装した際の具体的なイメージが湧くでしょう。

まとめ

タイムカードから勤怠管理システムに移行するにあたってのポイントについて、解説させていただきましたが、いかがでしたか?

勤怠管理システムを販売するメーカーは、今や数多く存在しますが、無料トライアル版がなく、ただ売っているだけのメーカーは、あまりおすすめしません。というのも、やはりいざトラブルが発生してしまうと、対処することが難しくなってしまうためです。

しかし、無料トライアル版を提供する、サポートが充実した勤怠管理システムであれば、いざ運用しても、比較的トラブルを最小限に抑えられるでしょう。

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