勤怠管理システムが労働裁判対策で頼りになる理由とは？

精神的に不安になったり、過労死や未払い問題など、労働環境にまつわるトラブルは、ここ十数年で大きく取り沙汰されるようになりました。そんな経緯もあり、重要性が再認識されはじめたのが「勤怠管理」の問題です。ここでは勤怠管理と、関連トラブルから発生した労働裁判について、詳細を紐解いていきたいと思います。

事実関係を立証する方法とは？

従業員の出退勤記録は、今後のトラブルへの対策にもなるため必要不可欠です。正確な勤怠管理をしていない状況が当たり前になってしまうと、いずれ従業員側も雇用側も、正しい事実関係の立証が困難となってしまうことも。

また、トラブルはそれだけに留まらず、勤怠管理がいい加減だと、従業員側から「残業代の支払いが十分でない」と疑惑を持たれるリスクも考えられるでしょう。

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」というものをご存じでしょうか？これは平成29年1月20日に策定されたもので、この中では「使用者には労働時間を適正に把握する責務があること」と記されています。

そのため、人事労務における「勤怠管理」が、どれほど重要な要素であるかを改めて認識し、もし問題がある、あるいは問題があるかわからず不安なのであれば、徹底して改善に努めてください。

勤怠管理の基礎知識

勤怠管理は、原則どの事業場でも行わなければなりません。管理すべき項目は、次のようになっています。

「労働日数」「始業・終業時刻」「労働時間数」「時間外労働時間数」「深夜労働時間数」「休日労働」「時間出勤数」「有給休暇日数・残日数」　など。

また、実務上管理しておくといいのは、「欠勤日数」「休憩時間」「早退・遅刻（回数・時間数含）」　などになります。

勤怠管理は、適正な金額での賃金の支払い（労働基準法）と、過剰労働対策、あるいは従業員の健康の維持（労働安全衛生法）といった目的を守るために遂行されます。各々で、勤怠管理が必須となる事業場や対象労働者、労働時間のルールや価値観には、特有の定義があるはず。それぞれチェックしましょう

勤怠管理をするために必要なこと

労働基準法で労働時間に「労働基準法第4章」が適用される事業場は、すべて適正な勤怠管理が義務付けられます。農業や水産のような、天候や自然に左右されやすい一定の仕事を除き、従業員を雇うほとんどの事業所が、対象に含まれています。過剰労働を阻止し、従業員の健康を守るために、50 人以上を雇用する事業所は、産業医を選任し、勤怠情報を提供する義務があります。50 人未満でも、医師や保健師に対し、勤怠情報などの提供を極力しなければなりません。

■対象労働者
適正な給与の支払いに際し、原則、すべての労働者が勤怠管理の対象となります。補足として、管理監督者や役員、みなし労働時間制適用労働者は含まれません。過剰労働の防止・従業員の健康の維持の面でも、原則として、高度プロフェッショナル制度対象労働者を除いたすべての労働者が勤怠管理下にあります。労働安全衛生法に関しては、管理監督者や役員、みなし労働時間制が適用となる労働者も対象内。

■労働時間について
労働時間とは、「使用者の指揮命令配下にある時間」のことです。使用者の指揮命令配下かどうかについては、明確な指示の有無に関わらず、客観的視点でその行為が使用者により義務付けられているか否かで判断されます。就業規則などに明記されている時間とは別扱いなのでご注意を。たとえば、作業着に着替えたり清掃したりする時間や、業務がない間の手待時間なども労働時間に含まれます。ただし、高度プロフェッショナル制度対象労働者の場合だと、“健康管理時間（事業場内滞在時間＋事業場外労働時間）”が管理対象となっています。

まとめ

法整備が厳しくなってしまうと、いっそうエクセルやタイムカードによる勤怠が厳しいものとなってしまうでしょう。しかし、そんな事態も考慮してか、いま現在、どの企業も進んで取り入れているのが、外部サービスの「勤怠管理システム」になります。

利用方法としては、PCやスマホといった端末などから、勤怠管理システムを起動し、出退勤などのボタンをクリック/タップによって打刻して、労働時間を記録します。勤怠管理システムには、自社のPCに入れるインストール型と、インターネット上で利用するクラウド型などがあります。

高性能な勤怠管理システムなら、勤怠状況のチェックがリアルタイムでできるため、労働時間が超過しそうな従業員に対して、事前に対応できるメリットも。さらにアラート機能が付いているため、何かと事前警告がある形で、後々のトラブルを防げるので試してみましょう。