【勤怠管理の基礎知識】労働時間の計算方法とは？

就業規則に定められる労働時間の種類には、残業や休日出勤といったものがあり、早退・遅刻、有給休暇といったものも含まれています。労働時間の記録を手書きで専用シートやタイムカードなどに書き記している場合でも、給料の単位でもある1ヶ月の労働時間となった場合、計算方法はどんな内容になるのか詳細を紐解いていきたいと思います。

労働時間の範囲

ここでは、労働時間の種類について解説します。労働時間と一言で言っても、手持ち時間、みなし労働時間についても理解しておきましょう。

■労働時間
労働時間は、使用者の指揮命令下に労働者が置かれた時間内を指します。拘束時間から休憩時間を引いた時間すべてが労働時間に該当しており、実際に労働に従事している時間はもとより、手待ち時間や準備時間も、労働時間に含まれます。

■手持ち時間
手待ち時間とは、休憩時間とは異なり、使用者の指揮命令下から完全に離れていない時間のことです。来客待ちや電話対応といった業務にいつでも即座に対応できるよう、準備万端の体制で社内にいる時間が当てはまるでしょう。また強制参加となる掃除当番などの慣習や、早朝会議に出席することも、労働時間に該当します。

■みなし労働時間制
社内で業務をする従業員に関しては、労働時間の計算がまだ容易な方ですが、営業のような直行直帰がともなう業種や、状況変化が起きやすい研究開発は、枠にはまった計算が難しくなります。このようなケースだと、「みなし労働時間制」という、実際の労働時間を元にした計算ではなく、一定時間、労働したとみなす制度が適用される場合もあります。このようなケースだと前提として労使協定によって定められることにより、勤務時間がみなし労働時間として認められることになるでしょう。

残業時間の計算

残業時間は、別途給料が発生するため、通常時間とは切り離した計算となります。残業時間は、たとえ1分だろうが、労働の対価としてみなされるので、30分未満の端数切り捨て処理はされません。

これは労働基準法第24条にある「賃金全額払いの原則」からも確認できる規定で、1分単位で確実に計算し、支給しなければなりません。

ですが、1ヶ月の累計の類型労働時間については、端数処理が許されています。というのも、この処理が常時、労働者の不利に働くことにはならず、事務処理がスムーズになることが目的となるためです。あくまで1ヶ月単位だけになり、切り上げ切り下げを1日単位で行うことはできないためご注意ください。

遅刻・早退・欠勤はどう処理するか？

遅刻や早退、欠勤があると、その抜けた分の給料の控除自体には、問題ありません。また、遅刻した分を、通常の就業時刻より遅く就業に充てる場合だと、その部分を残業とみなすことはできないでしょう。

ただし、遅刻・早退した時間に相当する給料額をオーバーした減額はできません。たとえば、30分単位で計算し、5分の遅刻で30分の労働にあたる給料をカットするといったやり方だと、賃金の全額払いの原則を覆してしまうことになるでしょう。労働にあたった時間すべてが、支払い対象となります。

■減額制度
企業は、社の秩序を守るために、減給制度を就業規則に取り入れることも可能です。もちろん、その減給は根拠が必ず求められるため、減給に至る事由を前もって定めなければなりません。また、減給制裁は、労働分の賃金より一定の金額が減らされるため、高額な減額率にしてしまうと、労働者の生活を困窮させてしまいます。

そのため、“1回の減額が平均賃金の1日分の半額を超過してはいけない”、“減額総額が賃金総額の1/10を超過してはいけない”といったような制限額が設定されています。ただし、減額総額が賃金総額の1/10を超えた場合だと、その超過分を次の給料の計算に充てる繰越措置を執ることは可能です。

労働時間の管理方法の種類

管理者が全従業員の勤務状況をチェックするのは、非常に難儀でしょう。ここでは、労働時間の管理方法として挙げられる、ポピュラーなものを厳選してピックアップしたいと思います。

■タイムカード
出勤・退勤を、専用のカードを使用して機器に挿入して打刻する方法で、自動的に残業時間、集計といった計算をします。直行直帰のような仕事では利用できないので、別の記録方法も併せなければならないでしょう。

■エクセル
手書きの手法と比べると集計作業がかんたんになります。出勤・退勤・勤務時間・休憩時間などは、それぞれ入力しておかなければいけません。外回りをしている場合は、入力作業にすぐ対応できないこともあります。

■勤怠システム
PCやスマホ、タブレットや指紋認証などから、出勤・退勤などの打刻ができるシステムです。そのため、オフィスの外にいても管理ができるので、営業先に直行直帰するような業種でも打刻できるのが特徴。システムに導入は、初期費用などがかかる商品もありますが、もっとも勤怠管理が効率的になる手段です。

まとめ

管理者からすれば、労働時間を正確に管理することにより、業務状況の見える化に繋がるでしょう。経営方針を改善する糸口にもなるかもしれません。

それは真面目な労働者にとっても、労働時間が正確に行われているということで、安心とやる気を与えるきっかけになります。