勤怠管理システム導入で従業員の満足度が上がる理由とは？

勤怠管理システムは今や多くの企業が採用しているシステムです。導入により総務部門の作業が簡略化されるだけでなく、従業員全員に恩恵がもたらされます。「以前と比べて楽になった」「便利になった」など、満足度につながる口コミは多く聞かれますが、勤怠管理システムにはどんな機能が用意されているのでしょうか。

たくさんの種類が用意されている打刻方法

勤怠管理システムを導入する事による利点の一つに、打刻の自由度の高さがあります。システムで管理するというと、従来のタイムカードからICカードへと移行してデータ化する流れがあるのは予想できる部分だと思います。しかし最近の勤怠管理システムではさらに自由度が増しており、会社の入り口だけでなくスマホのアプリから打刻できたり、席に着いて自分のパソコンから打刻できたりと利便性が向上しています。

パソコンやアプリから打刻できるという事は、出社していなくても打刻できるということです。働き方改革によりテレワークの従業員を使っている会社も増えてきましたが、勤怠管理システムはもちろんテレワークにも対応しています。

出社している従業員と在宅の従業員を、システムが分け隔てなく管理してくれます。パソコンやアプリから管理画面にアクセスすると、従業員の出社状況や外出状況が確認可能なため、一目で全従業員の状況を把握できます。

また、社内が広く、主要な会議室の入退管理機能も付けている場合は、システムから居場所を確認する事も可能になります。社長を探している、部長が今どこにいるかわからない、そういった時に管理システムにアクセスして、今どの会議室にいるのかを確認できます。外出していたとすればその情報も更新されているため、社内を探し回ったり内線を入れたりする苦労をしなくて済むでしょう。

勤怠管理システムの導入によるタイムカード処理の簡略化

勤怠管理システムを導入するとまず恩恵を受けられるのは総務部門です。普段からタイムカードの管理、従業員のシフト調整や有給と代休の整理に頭を悩ませていた総務の担当者は多いでしょう。

タイムカードに手書きのアナログな修正事項を記載され、それが会社によりますが月末に一斉に提出されます。それをいちいち検算し、修正事項の内容を当てはめ、さらに別紙で有給申請などもあれば作業量は大変なことになります。

とくにアナログでそれをやっている場合は上司の承認印が必要になり、そうした複数人を巻き込む作業はどうしても一大プロジェクトになってしまいます。勤怠管理システムを導入する事により、これらの作業はおおよそ解消します。

まず上司の承認はシステム上で行われており、承認を受けていない申請は総務ではなく各従業員に返されます。有給や代休の申請も同様で承認が必要となり、総務側では承認された情報だけを処理すればいい事になります。

そして当然の事ながら就業時間の計算や、遅刻、早退などの修正もシステムがすべて行ってくれます。普段数字を追い掛けて電卓で検算していたものが、すべて簡略化されているのです。ここだけ取っても総務にとって有益なシステムだといえるでしょう。

なによりシステム化により紙の量が減る利点が大きく、普段なら最終的にファイリングしていたものがなくなる事で、省スペース化も図れてよい事ずくめです。

多種多様なオプションサービスの活用

勤怠管理システムを提供するサービス会社も多様になってきており、利用者の満足度を高めるためにいろいろなオプションサービスを提案しています。ユニークなところでは弁当の会社と連携して、当日出社している従業員で弁当を希望する人の数をカウントし、昼に届ける仕組みを作り上げています。

仕出し弁当の利用は会社によって利用の有無が異なり、いざ使うとしても誰が管理するのか、誰が連絡するのかという問題が発生します。こうして勤怠管理システムが自動的にそれを担当してくれるのは、嬉しいサービスといえるでしょう。

また、せっかく社内用のシステムを導入するのだからと、業務に役立つ仕組みをたくさん取り入れたサービスも生まれています。勤怠管理システムは従業員それぞれにページを持たせてくれる事が多く、その機能を使う事により、スケジュール管理やタスク管理も行えるのです。また、デスクワークの人には便利なアラート機能や自動計算機能もあり、ブラウザで起ち上げておけばすぐ使える機能として、使っている人が多いといわれています。

会社によって従業員の就業時間が異なったり、パートやアルバイトがいて誰がその人達を管理しているか一見してわからなかったりと複雑な指揮系統になっているところも多いです。そういった場合の承認権限などの変更も勤怠管理システムはカスタマイズできるので、必ずしも一番偉い人がすべての管理をしなければならないわけでもなく、そこは現実の業務を加味して調整するとよいでしょう。

勤怠管理システムの機能の中心はもちろん勤怠管理ですが、現在多くのサービスが登場した事により、オプションサービスの多様化が見られます。そのシステムを入れた事により業務上どれだけ便利になるかをよく吟味した上で、サービスを利用するといいでしょう。

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