勤怠管理でよくある人的ミスとは？対策方法をご紹介

勤怠管理とは従業員の就業時間の実態を把握し、賃金計算や労務管理に反映させることです。勤怠管理は一見して地味な作業部署のような印象をお持ちの経営者の方がいるかもしれません。しかしこの部署で人的ミスが発生すると、事務負担が膨大になるばかりか労働災害のリスクが高くなる事も懸念されます。

タイムカードベースの勤怠管理の問題点

従来から正規・非正規の就業者の属性を問わず、労働者の労働時間管理にはタイムカードが導入されて労務管理の現場で利用されてきました。入社・退社時に所定の器具にタイムカードを挿入して打刻するというシンプルなもので、企業の規模如何を問わず気軽に導入できる点が高く評価されてきました。

しかしこれを労務管理担当者からみると、毎月蓄積されたデータを把握し集計するという作業が必然的に伴います。たとえば有給休暇の管理ひとつをサンプルにしてみても、取得状況は一人ひとり異なり計算方法も異なるので手間がかかってしまいます。

手間取る作業で不可避なのが、人的ミスの発生です。事業規模に比例してデータ集計対象になる従業員は増加することになるので、ひとりのデータに転記ミスがあれば大変です。全体の集計作業にも影響が出るだけでなく、そのミスをリカバリーするとなると部署全体の作業に遅延が発生することになります。

労務管理担当部署は、人事管理に関連する部門で本業からすると二の次に位置づけられがちですが、企業体が円滑に進捗するには、労働者の労務管理が適切に果たされていることが前提です。つまり労務管理担当部門は、タイムカードの勤怠管理だけでなく、多彩なスコアを管理し整理するタスクを負っています。そのため毎月のルーチンワークのタイムカードのデータ集計などにミスがあると、全体の事務作業に大きな負担や遅延をもたらします。

過重労働の常態化による労働最我の発生やコンプライアンス違反

そもそもタイムカードなどの従来型の勤怠管理システムは、労働時間の実態を把握し正確な給料計算を実現することにあります。労働時間や給料計算に関連して問題になってくるのは、法令違反の過重労働や労働条件の劣悪さというコンプライアンスに関連するトピックです。

たとえばサービス残業が横行している職場では、実際の出勤時間より送れた時間で打刻を強制する、就業規則などでは本業の終了時間に打刻させて、それ以後も職場に拘束して割増賃金はおろかまったく賃金を支払わない無賃労働などが常態化していることがあります。

もちろん36協定などが労働組合との間で締結されていれば、一定の残業時間を労働者に命じることは適法とされてはいます。しかしそれはあくまで協定どおりの条件のもと、残業時間や時間帯に応じた割増賃金を支払うことが大前提になっているのです。

このようなサービス残業や長時間労働の常態化は、いうまでもなく法令違反であって企業経営者としては放置することが許されない状況です。しかも労働基準法や就業規則などを違反した業務がはびこっている職場では、就業過程で労働災害に遭遇するリスクが非常に高くなります。

ひとたび労働差異が発生すれば、コンプライアンス違反の状況が市井の人に露見することになり、企業の社会的信用は失墜します。コンプライアンスは企業の社会的信用を左右する要素と認識されているので、可能なかぎり回避する必要があります。

勤怠管理システムの導入が対策方法には有力

タイムカードなど従来の勤怠管理の欠点を見直した対策方法には、エクセルを活用した勤怠管理システムが普及しています。しかし集計データの転記ミスなどの人的ミスを発生するのを防止するのは困難で、タイムカードの勤怠管理と同様の問題点を抱えています。

そこで最近注目を集めているのがクラウド型の勤怠管理システムを導入するという対策方法です。クラウド型の勤怠管理システムとは、安全な環境に設置された専用のサーバーにデータを集約して、クラウド上でデータ管理を行うというものです。

労働者のなかには社内勤務が中心の方から、営業担当などの外回りがメインの方など労働時間の把握計算方法が異なる場合があります。なかには裁量労働制度やフレックスタイムなどの勤務形態を選択するなど、多様な働き方で就業している場合、紙ベースやエクセルベースの勤怠管理では膨大な事務負担が予想されます。

これに対してクラウド型勤怠管理システムでは、個別労働者ごとの就業形態などの基本データを登録しておけば、基本データを入力することで労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況なども瞬時に把握できます。

データの集約も携帯端末を利用した方法や、出先から時刻を打刻する方法など働き方に対応した柔軟な打刻方法が用意されているのです。クラウドにサーバーが設置されているので、セキュリティ面でもクラウド型の勤怠管理システムは優れているといえます。

従来の勤怠管理システムは、データ集計に人的ミスが介入する余地が大きく事務負担も相当なものでした。不正打刻や過重労働などの温床にもなっている側面も指摘されています。そこで最近ではクラウド型の勤怠管理システムが普及しています。迅速で正確なデータ集計、正確な労働実態の把握などコンプライアンス的にもおすすめの勤怠管理システムです。

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