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勤怠管理システムの無料トライアルで確認しておくべきポイントとは?

公開日:2020/07/01  最終更新日:2020/06/25

労働基準法の改正が進み、需要を集める勤怠管理システムですが、その機能性や連携を確認するため、事前に無料トライアル版というお試し版を利用する企業も多いようです。ここでは、勤怠管理システムの無料トライアル版の必要性や、導入前後の確認事項について説明しますので、ぜひ最後までお付き合いください。

事前に考えて置きたいポイントとは?

無料トライアル版は期間限定ですので、その限られた期間に、できるだけ有効利用できるよう、事前に確認しておくべきポイントをおさらいします。

■勤怠システムがなぜ必要なのか? 目的の明確化をする
勤怠管理システムを本格的に取り入れる前に、それがなぜ必要なのかについて、目的を整理しておきましょう。たとえば、残業時間の超過を可視化し、法令尊守することや、無駄な経費を出している人員の削減といったことなどが挙げられます。

これらはもちろん一例で、目的はもっとあってもいいでしょう。自社が抱える問題や目的を洗い出し、優先度をつけておきましょう

■予算を決める
無料トライアル版が利用できる勤怠管理システムは、基本的にクラウド型になるでしょう。事前に勤怠管理される人数を計算して総額を出し、予算がいくらまで出せるか決めてください。

実際に勤怠管理システムを導入した企業の多くには、おおむね満足しているものの、すべてが必要な機能ではなく、機能を厳選してコストを抑えればよかったという意見もあります。予算制限を設定しておけば、予算オーバーの製品に時間を割いたり、逆に低スペックのものを試して大した成果が出なかったという事態を防げるでしょう。

■無料トライアル版の対象者
無料トライアル版を試して失敗した企業の特徴に、対象者や期間を決めず、それぞれが別の業務に追われてしまい、何も試さないうちに無料トライアル期間が終了してしまったというケースがあります。そうならないよう、担当者の時間と協力できる従業員の時間を確保し、期間内に余すところなく機能を試すことができるのが望ましいでしょう。また、協力する従業員には、あらかじめ説明する時間や受付窓口も設けることで、より協力の意識も高まるでしょう。

導入時に注意すること

勤怠管理システムの無料トライアルで利用できるサービスは、メーカーによって異なります。実際に導入する際には、次のことを確認してください。

・無料トライアル期間が短すぎないか
・契約後にスムーズなデータ移行ができるか
・契約見送りとなった場合、データの削除は可能かどうか・自動で有償化されないか

もし導入を考えている勤怠管理システムに、使いこなせるか不安な機能があれば、その機能が無料トライアル版でも利用できるかを確認してください。

自社に適している?見極めるポイント

無料トライアル期間は限定的なので、その期間内に製品が自社に合っているかどうかを見極めるためのポイントを理解しておきましょう。

■ほかの企業のレビューもチェックする
自社に適した製品であるかは、無料トライアルの対象者の意見だけを見てもわからないでしょう。よくある意見としては、ほかの企業や業種の人の意見もチェックしておくべきだった、管理職以外の人からも感想を聞いておけばよかったという声が見られます。

勤怠管理システムを会社全体に導入するのであれば尚更、色んな部署の従業員の意見や、社外からの客観的な意見も織り込み、多角的に結論を出すのがいいでしょう。

■あらゆる機能から総合的な評価を下す
勤怠監視システムの無料トライアル期間は、従業員が扱いに手間取ってしまうため、その操作性を重く捉えがちです。操作性も確かに大事ではありますが、給与計算システムとの連携や拡張性、サポートの手厚さなど、あらゆる機能を見て評価する方がいいでしょう。実際起こっている問題として、利用する従業員側の操作性ばかり気になってしまい、データ集計の効率性まで比較することができなかったという声も見られます。

■システムに不都合が見られたら整理しておく
そのほか、次のポイントもチェックしておきましょう。

・従業員の打刻方法に、負荷は生じなかったか
・従業員のなりすまし・不正打刻は見られなかったか
・人事システムと滞りなく連携できたか

利用する人数分のコストに問題はないかといった点を評価し、運用で補えるものと、そうでないものに整理しておくよう心がけましょう。

まとめ

勤怠管理システムの無料トライアル版の、確認してほしいポイントについての詳細は、以上となります。

無料トライアル版を試さず、いきなり本導入した企業からは、事前に無料トライアル版を試せばよかったという声も少なくありません。

期間限定となるため、押さえてほしいポイントすべてを実行するのは困難かもしれませんが、事前準備から期間終了までの評価を適切にこなし、無料トライアル版を大いに有効活用しましょう。

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