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無料の勤怠管理システムの限界とは?特徴と注意点を解説

公開日:2020/07/15  最終更新日:2020/06/26

労働環境に法律のメスが入る中、勤怠管理システムの導入は、現実味を帯びてくることとなりました。

勤怠管理システムには有料と無料のものがあり、無料でも何とかカバーできないかと気になるところ。今回は、無料の勤怠管理システムの特徴や注意点について、解説したいと思います。

無料の勤怠管理システムの特徴

無料の勤怠管理システムには、たとえば次のような特徴があるのか見ていきましょう。

・コスト削減になる
・有料サービスよりもスペックが劣る
・データ保存の保証をしていない
・サポート体制を布いていない

無料の勤怠管理システムの特徴は、上記のものが主となりますが、やはり有料と無料とでは、コストに大きな違いがあるのは、言わずもがなでしょう。初期費用や月額料金がかからないというのは、予算をあまり出せない企業にとっては、大きな利点です。

しかし、無料では当然ながら、有料のものより利用できる機能が限られているのは否めません。特に、さまざまな就業形態で雇用している企業や、特殊な業種となってしまうと、対応しきれるものではないでしょう。

また、データの保存に関しても保証がなく、サービスが終了してしまう恐れもあります。勤怠管理に関連したデータの保存は義務であるため、それを消失してしまっては後の祭りでしょう。そのうえサポート体制もないので、使い方の説明を受けたり、トラブルに対応してもらうといったことは初めから望めません。

無料にはない有料勤怠システムの特徴

有料の勤怠管理システムは、やはり機能やサポートが充実しているのは間違いありません。もちろん、各サービスによって、内容はまちまちですが、多くの場合は、残業や有給休暇の申請に対応しており、シフト管理や残業時間数に応じて機能するアラート設定など、痒い所に手が届くような勤怠管理機能が備わっています。以下は、有料勤怠管理システムならではの特徴の、ほんの一部です。

■さまざまな打刻方法でどんな業種もカバー
無料の勤怠システムでは、さまざまな業態に対応しきれないという問題点について指摘しましたが、たとえば営業職だと、直行直帰になったりすれば、タイムレコーダーに打刻ができません。しかし有料の勤怠システムであれば、スマホから打刻することもできるので、かんたんに問題をクリアできるのです。

■セキュリティ性が高い
また有料サービスの打刻には、指紋や顔認証、GPSなど、セキュリティ性の高い方法が取り入れられており、なりすまし対策にも余念がありません。複数の業務形態を扱う企業にも、フレキシブルに対応できる点が、有料勤怠管理システムの大きな強みと言えるでしょう。

■サポート体制が厚い
有料サービスは、サポートも充実しています。たとえばヘルプデスクを設けていたり、データも3年~5年は保存期間を設定しています。また、労働基準法などの法改正にも、対応できる体制になっているものがほとんどなので、何かとすぐ最新基準にアップデートされるので、安心感もひとしおでしょう。

法改正にともない重要性は高まる

2019年4月1日に、労働基準法が改正されて、時間外労働の上限規制が布かれるようになりました。このため、残業時間数や休日出勤といった、通常とは別の労働時間の把握に目を光らせていないと、労働基準法を犯して罰則が科せられるのは、時間の問題と言えるでしょう。

しかし、有料の勤怠管理システムは、リアルタイムでデータ集計が把握でき、残業時間の超過を防ぐためのアラート機能も備わっています。

また、企業は従業員に、年人有給休暇を年間5日分、必ず与えることも義務化されました。労働基準法によれば、入社日より6ヶ月後に、有給休暇を使用できるようになり、その後は1年ペースで付与される形になります。ちなみに、勤続年数や出勤日に応じ、付与しなければならない日数は異なります。

付与される日は、入社日によって異なるので、中途採用、あるいはアルバイト・パートが多く勤める企業だと、年次有給休暇を管理するだけでも、大きな手間となるでしょう。しかし有料の勤怠管理システムは、この作業も自動化するため、業務効率化を大いに促進させます。

まとめ

勤怠管理システムが無料と有料でどう違うのか、お分かりいただけたでしょうか。

労働基準法は、今後もしばしば改正されることが見込まれるので、やはり人の手でそれに対応していくのは、無理があります。

そのため、法改正にフレキシブルに対応できる、有料の勤怠管理システムの利用は、現実味を帯びているかもしれません。

それでも有料の方を使う前に、無料から試してみたいという方もいるでしょう。しかし無料だと、データ保存といった観点から、少なくとも重要なデータを扱うようなことを試すのは、おすすめしません

有料の勤怠管理システムでも、無料トライアル版を提供しているサービスもあるため、どちらかといえば、そちらを試してみる方が有意義でしょう。

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