勤怠管理システムならタイムカードの改ざんや不正を防止できる！

タイムカードで勤怠管理を行う職場は、今でもまだまだ多いのではないでしょうか？タイムカードの導入は、そこまでコストがかかるものではありませんが、アナログに近い打刻方法なので、不正打刻も発生しがち。そこで今回は、タイムカードの改ざんや、不正打刻の対策方法を解説したいと思います。

タイムカードをおすすめしない理由

タイムレコーダーにタイムカードを差し込んで出勤・退勤を打刻する方法は、手順もかんたんですし、コストがあまりかからないことがメリットです。しかし、致命的なリスクもあるので、管理には限界があることを理解しておくに越したことはありません。

■不正打刻・改ざん
タイムカードは、レコーダーのそばに置かれることが多く、これにより、なりすましによる不正打刻や、改ざんの発生がしばしば確認されています。不正打刻や改ざんは、実際の労働時間よりも長く働いているように見せかけ、余分に給与を受け取ることが目的となるケースが大半です。

たとえば遅刻しそうなときや退勤時に打刻し忘れた場合に、同僚に打刻を頼んだり、遅刻して手書きで記入したり、打刻し忘れて退社し、会社に戻って打刻する、といったような不正打刻・改ざんが、よく起こりがち。また、これらとは逆に、仕事が終わらず残業する際に打刻し、残業代を発生させないようにしている例もあります。

■打刻忘れなどによる不備
打刻漏れは、しばしば起こるイージーミス。気付くのに遅れてしまうと、本人もとっくに忘れてしまっていることも多いため、正確な勤怠状況がわからず、正確な給料を支払えないことも懸念されます。

■客観的な記録とならないことも
厚労省は、労働時間の把握方法に、タイムカードやICカードといった方法を執った、客観的な手法による記録での管理を推奨しています。ですが、タイムカードだと、次のような場合は、客観的な記録と見なされないケースもあります。

打刻漏れ・修正による「手書き」は、改ざんと疑われる余地があり、また直行直帰の場合は、自己申告による出退勤となってしまうのが不安材料に。そしてエクセルや給与計算ソフトは主導で集計するため、ヒューマンエラーの危険性が拭えません。

不正打刻や改ざん阻止する方法

タイムカードの不正を対策するにあたり、エクセルのような手入力によるアナログな手法だと、さすがに限界があるでしょう。そのため、タイムカードの改ざんや不正打刻を無くすには、勤怠管理システムの導入がもっとも根本的な解決策となるでしょう。

勤怠管理システムは、セキュリティカードや交通系ICカードをカードセンサーで読み取ったり、指紋や静脈を生体認証したり、PC・スマホ・タブレットからオンラインで打刻するといった、さまざまな方法があります。この勤怠管理システムだと、なりすましによる不正打刻を、防ぐことができるでしょう。

また、クラウドシステム型であれば、勤怠状況のチェックをリアルタイムで行えるので、打刻漏れにも即座に対応することが可能。アラート機能も備わっているので、遅刻・早退・残業といった勤怠状況の変化にもすぐ気づくことができ、不正や過重労働の予防にもなるのです。

ほかにも、勤怠状況の集計も自動的に随時行われるため、ヒューマンエラーを抜本的に取り除くことが可能となり、それこそ客観的な記録となるため、法に抵触する恐れを回避できるよういなります。

勤怠管理システムは自動集計が重要

勤怠管理システムの重要ポイントは、勤怠データを自動集計する機能です。タイムカードを用いた手入力による集計と比較すると、大幅に手間をカットできるほか、エクセルで起こるヒューマンエラーの懸念も無くなることに。

そして、さらに注目したいのが、人事・給与計算ソフトとの連携です。給与計算において必要なデータをCSV出力し、給与計算ソフトに取り込むことで、給与計算がかんたん、かつ正確に行われることになるでしょう。

ほかにも、各種申請や承認、通知といった機能が充実している商品が多く、申請などは自社システムで運用してきたという場合でも、勤怠管理システムに一元化するケースは後を絶ちません。

まとめ

タイムカードのリスクと、勤怠管理システムがそのリスクを回避できる理由について解説させていただきましたが、いかがでしたか。

タイムカードは、低費用で済む反面、改ざんや不正打刻の温床となりやすく、給与の過払いを起こしがちでした。勤務時間の改ざんによる給与の不正受給が長く続くと、企業側の負担が増え、労務管理がいい加減であると見なされ、企業の信用を大きく揺るがす事態にもなるでしょう。

また、集計にかかる手間や、ヒューマンエラーといったリスクを考慮すると、自動集計によって手間が省け、改ざん・不正打刻対策にもなる、勤怠管理システムの導入が現実的であることが伺えるでしょう。

そしてどの勤怠管理システムも、法改正にも対応している点を踏まえても、働き方改革がさらに改変されても、フレキシブルに対応できるため、自社に適したものを導入できれば、無駄になることはないでしょう。