迷わない！現場で簡単に操作できる勤怠管理システムの選び方のポイントとは？

月末になると必ずやってくる、勤怠管理や給与計算の業務は骨が折れますよね。大量に、そして正確に処理するのであれば、なるべくサクサク効率的にこなしたいものです。

ここでは、勤怠管理システムについて、簡単で操作性がいいものが見つけられるよう、どういったポイントを見て選べばいいか、選び方について解説したいと思います。

無料版と有料版どちらを選べばいい？

無料で提供されている勤怠管理システムは、無料というだけあって、初期費用や月額使用料の負担はありません。勤怠時間の打刻方法は、PC、スマホ・タブレットといった機器からできるものが主となり、またICカードや生体認証に対応しているサービスも存在しています。

ですが、大抵の無料の勤怠管理システムに見られる難点は、雇用形態別の集計方法など、細かい使い方には対応していないケースが多いという点で、これは考え物でしょう。対応していたとしても、種類やカバーする幅に限りがあり、残業や有給休暇といった申請・承認もできない、データの保管期間が1年までなど、超短期的であることも足踏みしてしまう要素かもしれません。

勤怠データの集計や転用、保管には、何かと操作が生じるものです。また、サービス自体が終了してしまう懸念もあるため、そのようなリスクがあることも考慮して勤怠管理システムを選ぶといいでしょう。

続いて有料の方は、システム導入にあたり、初期費用と月額利用料を支払うのが一般的で、機能やサポートについては、サービスによって異なります。大抵は、残業や有給休暇の申請、シフト管理、そして残業時間数に反応するアラート機能など、労働時間の管理機能が備わっているのが基準になっているというのが特徴でしょう。

また、遠隔地からGPSによる打刻も可能で、なりすまし防止の顔認証などもあり、打刻機能だけでかなりのレパートリーが取り揃えてあるサービスもあります。以上の要素から、自社の勤務体系にフレキシブルに導入できるのも、有料の勤怠管理システムならではの特徴でしょう。

有料の勤怠管理システムは、多くの商品が専用のヘルプデスクを搭載していたり、3年～5年といった長期的な保管期間になっているなど、サポート性に富んでいるのも、無料版との明確な違いです。そして勤怠データは、給与計算に必要な情報なので、給与計算システムとのデータ連携できることで、給与計算業務の負担を解消することに繋がるでしょう。

また、有料の多くが市販の給与計算システムと、連携できる仕様になっています。導入すれば、業務が飛躍的に効率的になると考えられるでしょう。

タイムカード機能だけ使うなら無料の勤怠管理システムでも十分？

アナログのタイムカードや出勤票の業務負荷やヒューマンエラーをなくしたり、就業時間を正確に把握し、データ化することが目的なら、無料の勤怠管理システムでも補えるでしょう。

しかし、労働基準法の改正によりもあり、労務管理はより厳格化されているため、有料の勤怠管理システムの導入が、大きく法令順守されることになるのは否定できません。違反してしまえば、罰則が科されるため、リアルタイムで集計データがチェックでき、残業時間オーバーが危惧される従業員にアラート機能が活かされたら、法を犯すことを回避できるでしょう

また、年間5日分の年次有給休暇の付与が、社員だけでなくアルバイトやパートが対象になったのもあり、さらに中途採用者も多い会社となると、諸々の管理は煩雑になってしまいます。自動計算によって残日数の処理が確実で正確になれば、法令順守が大いに楽になるでしょう。

有料版を導入する前にトライアル版を試そう

有料の勤怠管理システムは、法令遵守や業務の効率化など、さまざまな不安を解消する仕組みが豊富に組み込まれています。無料のものだと、やはり補える部分はごく一部となってしまい、業務がちょっと楽になるだけで、気休め程度にしかなりません。

そう考えると、やはり有料版の導入は必須と言えますが、有料版なら必ずいいというわけでもありません。有料の勤怠管理システムは、導入前に一定期間、お試しで利用できる「トライアル期間」を提供している商品も多くあります。有料版の導入には、このトライアル版を試していただくことをおすすめしますが、注意点もチェックしましょう。

まず、トライアル期間で使用するサーバーが、実際のサービスと変わらない環境なのか、それともトライアル期間だけの環境なのかということは意識してください。なぜなら、トライアル期間だと、月末の勤怠管理データのダウンロードがスムーズだったのに、契約後になって急に月末時のサーバーの動作が悪くなることが起こっているためです。最悪、サーバーが停止してしまう事例もあるので、そのようなことがあるというのも留意してください。

まとめ

勤怠管理システムの選び方について説明して参りましたが、いかがでしたか？

長い目で見て、労働基準法が逐一改正されていくことも踏まえると、人の手ではなかなか追いつかず、法改正に都度対応した有料勤怠管理システムを早い段階で取り入れることが、現実的ではないでしょうか。

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