勤怠管理システムの導入で帳票を減らして無駄を省く方法とは？

「帳票」とは、仕分帳や売上帳が含まれる「帳簿類」と、支払伝票や収納伝票などが該当する「伝票類」などを総称したものになります。この帳票は紙などで管理する場合、保管場所の確保や整理整頓に追われて、さまざまな無駄が発生してしまうのがネックでした。しかしそんな無駄も、勤怠管理システムの導入によって回避できます。

帳票は紙から電子化へ

帳票は元々、紙に手書きで記録していたものでしたが、デジタル化が進むにつれ、オフィスソフトや専用ソフトによってプリントアウトされるようになりました。そして帳票は紙から電子帳票へと移り変わり、それももはや一般的となっています。

電子帳票の普及に至った経緯として、ペーパーレス化されることで保管コストがカットされ、検索性の向上や、ネットワーク経由での書類の共有による業務の効率化、アクセス制御によるセキュリティ対策などが便利な点に見られるでしょう。

近年になると、資産管理負荷を抑えることや、場所や環境に左右されないサービスの需要が高まり、クラウドサービスに移行する企業が増加の一途を辿っています。帳票管理のクラウド化も例外ではなく、導入が比較的かんたんで、かつコストも抑えられ、セキュリティ性にも富んでおり、スムーズな帳票出力ができることが、導入を後押ししています。

勤怠管理システムにおける帳票ツール

勤怠管理システムにおける帳票ツールは、帳票の設計・出力といった工程を、顕著に効率化を促進するソフトウェアやサービスです。帳票開発に関連する、あらゆる課題をクリアし、工数を最小限に抑えながら自由に帳票を出力できるという利点が大きな特徴でしょう。

ノンプログラミングで帳票レイアウトの設計もできますし、データソース（テキスト、CSV、ほか）と紐づけ、PDFやHTMLのような形式のファイル出力やプリントアウトなど、あらゆる業務要件に適合したフォーマット形式で、アウトプットに至るまでの、業務処理を一括管理します。

以上の性能によって、帳票が一元管理され、業務が非常に楽になることがお分かりいただけるでしょう。

帳票開発を徹底サポート

勤怠管理システムの帳票ツールのレイアウト設計は、GUI画面上でのマウス操作できる仕様になっています。そのため、システム知識に不安があっても、完成イメージを参考にしながら、完成度の高いレイアウトが作成できるでしょう。デザインを再編集する場合も、自社内での作業がスムーズで便利です。

また、システム本体から切断された状況でも、帳票設計・開発の作業が問題なく行えます。メンテナンスが発生しても、稼働中のシステムへの影響は極力なくし、別プロセスで効率的に作業に取り掛かることができるでしょう。

大規模システムにおけるパフォーマンス力

大規模なシステムに起こりがちな課題にも、帳票ツールでは速度と安定性を保った状態で、帳票出力処理が行えます。

■大量出力における処理速度
印刷する際、帳票印刷データを高速生成することで、プリンターの印刷処理速度の低下を引き起こすことなく高速印刷ができるようになります。PDFファイルへの出力に際しても、帳票生成時に軽量化し、膨大なページ数でも安定感のある高速出力ができるでしょう。

■バッチ処理
バッチ処理できる帳票出力環境の構築が、外部システムによって出力されたデータを用いることで可能になります。大量なデータ量を有するジョブ実行でも、システムへ負荷が及ばないよう、スケジュール設定より業務時間外で実行してパフォーマンスを維持するという特性も備わっています。

■出力エラー発生があっても即対応
帳票の出力時にエラーが発生した際は、メール通知や、実行プリンターをコントロールできるようになっています。帳票ツールがあらゆる環境の変化に適応していくことにより、システム本体の生産性の高向上に貢献するでしょう。

環境の変化に適応できる

勤怠管理システムの帳票ツールは、環境の変化にも順応性があります。

■帳票出力環境のオープン化
稼働中の汎用コンピュータのプログラムを停止することなく、円滑にオープンシステムへ移行できます。また、汎用のオフィス用プリンターからのプリントアウトはもちろん、PDFやエクセル形式の帳票出力、HTMLページ表示、メール・FAX配信のような、アウトプットのバリエーションも実現できるでしょう。

■Web APIが他システムへの連携を実現
他システムとの連携による帳票出力環境を、Web APIを用いて構築することもできます。AWSやAzureといったようなクラウド上で運用するサービスや業務システムからも、ファイル形式による出力やオンプレミス環境のプリントアウト、Webクライアント印刷といった、フレキシブルな出力要件にも応じています。

■多種多様なデバイスへ出力可能
スマホやタブレットが普及したことで、PC以外でも帳票できる環境が整っています。Web経由の入力作業はもちろん、ページ数が膨大な文書表示の際のストレスを抑えられる拡大縮小やページ送り機能もあり、スマートデバイス特有の制御方法にも適応し、直感的な操作で利用者にとっての利便性をよりよくしています。

まとめ

勤怠管理システムの導入によって、帳票作業がどれだけ便利になって、無駄が省けるかについて解説して参りましたが、ご理解いただけましたか。

従来では項目ごとに帳票を出すような形でしたが、勤怠管理システムを導入することで一元化できるようになるため、管理もスマートになるので、ぜひ！いち早い導入を視野に入れてみましょう。